Yapılan yeni araştırmalar, İngiltere’deki çalışanların %35’inin yöneticilerine haber vermeden generatif yapay zeka kullandıklarını ortaya koydu. Çalışanların yapay zeka kullanımı artarken, birçok organizasyon kullanımını nasıl yöneteceğine dair hala planlar geliştirmekte. Gölge yapay zeka birçok IT ekibi için hızla bir zorluk haline geliyor.

Gölge IT yeni bir kavram değil. Hızla evrilen SaaS teknolojisi, çalışanların günlük işlerini desteklemek için teknoloji araçlarına başvurmasıyla organizasyonlarda teknoloji dağınıklığına yol açtı. Birçok durumda IT organizasyon içinde kullanılan teknolojiler hakkında bilgi sahibi olamıyor, bu da yeni teknoloji ve beraberinde gelen risklerin nasıl yönetileceğini belirtilmesini zorlaştırıyor. Çözüm, çalışanların organizasyona yeni teknoloji getirmesini IT’nin de dahil olduğu bir süreç haline getirmekte yatıyor.

Gölge IT’ye neden olan temel sebep, çalışanların kendi kendilerine organizasyona yetkisiz teknoloji getirmeyi tercih etmelerine yol açan birçok neden bulunuyor. İngiltere’de, hibrit çalışma modelleri, bulut hizmetlerine kolay erişim ve yapay zekanın evrimi, gölge IT’nin işletmeler için büyük bir endişe kaynağı haline gelmesine neden oldu. Bazı çalışanlar, iş yoğunluğu veya IT’yi rahatsız edeceklerini düşündüklerinden dolayı doğru kanallardan geçmeleri durumunda yetkilendirilmemiş teknolojileri getirmeyi tercih edebilirler. Sebep ne olursa olsun, gölge IT benimsenmesinin kökeni, verimsiz ve belki de bozuk süreçlerle ilişkilidir. Ancak sorumluluk sadece çalışanların omuzlarına binmiyor. Örneğin, bir çalışan teknoloji talebini gönderme sürecini takip eder ancak IT ekibi tarafından geciktirilirse veya göz ardı edilirse, muhtemelen gölge IT’ye yönelecektir. Bu senaryoda, organizasyonlar yalnızca yetkisiz yazılımlar nedeniyle güvenlik endişeleriyle karşılaşmaz, aynı zamanda IT ekiplerini zorlar ve çalışanların taleplerine zaman kaybettirir.

İT süreçlerini iyileştirmenin anahtarı, genellikle manuel ve bağlantısız oldukları için verimsiz süreçlerin varlığıdır. İşletmeler, süreç nerede bozulmuş bilmedikleri için, uçtan uca sürece görünürlükleri olmadığı, verilerin doğru kişiler ve sistemler arasında paylaşılmadığı ve kullanıcı deneyiminin zorluklarla dolu olduğu durumlarla karşı karşıya kalabilirler. İşte burada, işlem otomasyonu devreye giriyor. Bu ifade, özellikle İT süreçleri bağlamında verilen bir ifade gibi gözükebilir. Ancak ne yazık ki, birçok şirket, İT süreçleri de dahil olmak üzere süreçlerini otomatikleştirmekte zorlanıyor. Sebepleri çeşitlidir, bunlar arasında manuel süreçlerin karmaşık ve otomatikleştirmesi zor olması, köklü sistemlerin otomatikleştirmek için gereken entegrasyonlara sahip olmaması ve daha fazlası bulunmaktadır. Bu zorlukların üstesinden gelebilmek için basit bir otomasyon çerçevesini takip etmek çoğu organizasyona yardımcı olabilir:
Otomasyonun yardımcı olabileceği ve uygulanabileceği yerleri belirleyinDüşük kodlu araçlarla bu süreçleri otomatikleştirinYeni süreçlerin benimsenmesini modern ve kullanımı kolay arayüzler aracılığıyla yaygınlaştırın

Bu çerçeveyi takip ederek organizasyonlar, yeni IT taleplerinin yerine getirilme sürecini hızlandırabilir ve gölge IT kullanımını önleyebilirler. Aşağıda bazı örnekler verilmiştir: IT yerine getirme sürecini haritalandırın – İstemlerin atanması ve inceleme aşamasında duraklamalar ve verimsizliklerin oluştuğu her adımı görselleştirmek için yerine getirme sürecinin uçtan uca görünümünü elde edin. Yaygın darboğazlar genellikle taleplerin atanmasında ve incelemelerin onay aşamasında yaşanmaktadır. Deneyimi geliştirin ve kapsamı genişletin – Ayrıca, kullanıcı deneyimine bakmak ve girişin engeline düşmeden uygun hale getirildiğinden emin olmak önemlidir. Çalışanlar, taleplerini nasıl sunuyorlar modernize edilmiş sürece? Düşük kodlu uygulama geliştirme araçlarını kullanarak, çalışanların kullanımı kolay ve dijital olan bir başvuru formu oluşturabilirsiniz. Darboğazları otomatize edin – Süreç içindeki verimsizliklerin nerede olduğunu tespit ettikten ve kullanıcı deneyimini modernize etmekten sonra otomasyon uygulayarak sıkıntı yaratan noktaları akılcı bir şekilde ele alabilirsiniz. Örneğin, otomasyon, uygun ekibe veya ekibin bir üyesine otomatik olarak talepleri atayarak “atanma” aşamasında sıkışmaları önleyebilir. Otomatize edilmiş süreçlerin “kur ve unut” yaklaşımı ile başarılı olabileceğini belirtmek önemlidir. Sürecin doğru çalışmasını sağlamak için sürekli izleme ve iyileştirme gerekmektedir.

Yapay zeka gibi teknolojilerin hızlı evrimi, gölge IT zorluğunu daha da kötüleştirecektir. Bu nedenle organizasyonların, gelecekteki güvenlik risklerini önlemek ve gölge IT’nin ilerlemesini önlemek için bugün İT süreçlerini modernize etmesi gereklidir. Uçtan uca süreç otomasyonu, İT süreçlerinin nerede bozulduğunu anlama, otomasyon uygulama ve yeni süreçleri maksimum etkileşim için ölçeklendirme konusunda önemli bir anahtardır – tüm bunlar, çalışanların teknoloji ihtiyaçları için gölge IT’ye başvurmasını azaltır.

Tekrar hatırlatmak gerekirse; Bu yazı, TechRadarPro’nun Uzman Görüşler kanalı kapsamında hazırlanmıştır. Teknoloji endüstrisindeki en iyi ve en parlak zihinleri öne çıkarıyoruz. Burada ifade edilen görüşler yazarın kendi görüşleri olup, TechRadarPro veya Future plc’nin resmi görüşlerini yansıtmayabilir. Eğer katkıda bulunmak istiyorsanız, daha fazla bilgi almak için buraya göz atabilirsiniz: https://www.techradar.com/news/submit-your-story-to-techradar-pro.